La gestion de la trésorerie est très importante et il faut donc maîtriser comment configurer Loan Performer à cette fin. Toute lacune peut entraîner la fraude dans l'organisition.
Comment ouvrir et fermer la caisse?
Le matin, l'argent est pris du coffre - fort et distribué aux caissiers. À la fin de la journée, le solde est retourné au coffre - fort.
Tout d'abord, assurez - vous que les comptes de caisse des caissiers et du coffre - fort ont été créés dans le menu Système->Configuration->Comptes de caisse.
Puis, vous devez donner aux caissiers les droit d'accès appropriés aux comptes de caisse. Définissez en même temps le montant de retrait maximum qu'un caissier peut traiter sans demander autorisation du gérant (Voir le menu Épargne\Autoriser les retraits au - delà de la limite du caissier). Il est aussi possible de donner à un caissier accès à plus d'un compte de caisse en désactivant la case à cocher “Ce compte de caisse seulement” et en sélectionnant les comptes de caisse tandis que vous gardez enfoncé la touche Maj. de votre clavier. Pour cela, rendez - vous sur le menu Système->Configuration->Utilisateurs (Voir l'image ci - dessous):
En plus, les caissiers devraient seulement être limités aux menus de LPF dont ils ont besoin pour travailler. Pour cela, rendez - vous au menu Système->Configuration->Droits d'accès d'utilisateur. Là, il suffit de cocher la case du menu auquel l'utilisateur peut accéder (Voir l'mage au - dessous).
Pour que la saisie de données soit facile et rapide, vous devriez définir les motifs de cash p.ex. «Transfert quotidien du cash aux caissiers», «Transport» etc. Pour cela, rendez - vous sur le menu Fichiers de support->Motifs de caisse et liez - les aux comptes GL correspondants dans le Plan comptable (Voir l'image ci - dessous):
Comme exemple, imaginez - vous que le caissier 1 reçoit 60,000,000 le matin au commencement de la journée.
Le responsable du coffre - fort p.ex. un «Superviseur» transfère «60,000,000» du coffre - fort au caissier 1. Pour cela, le superviseur se rend sur le menu «Caisse/Entrées en espèces» pour entrer ce paiement en sélectionnant le Caissier 1 et «l'ID du motif de caisse» (Le Caissier 1 a déjà été spécifié dans le menu «Fichiers de support/Motifs de caisse» et lié à son compte GL).
Ensuite, le caissier se connecte à Loan Performer pour se rendre sur le menu «Caisse/Entrées en espèces». Son solde doit être de 60,000,000. Il effectue une opération telle que «Paiement du loyer de 10,000,000» en sélectionnant l'ID du motif de caisse «Loyer» qui est lié dans les coulisses au compte GL du loyer de bureau. Il lui reste maintenant un solde de «50,000,000». Ça continue comme ça et à la fin de la journée, il devrait tirer le «Rapport de transactions en espèces”. Il vérifie si le solde de caisse dans le rapport est égal à celui dans la caisse. Dans ce cas, il retourne le solde au coffre - fort tout à travers le menu «Caisse/Entrées en espèces”. Par conséquent, il devrait tirer le «Rapport de transactions en espèces» montrant qu'il a un solde de zéro et prend l'argent physique et les reçus du jour au superviseur pour signer. Avec la signature et le solde physique retourné au coffre - fort, la caisse est fermée.
Quelques conseils:
- Chaque caissier devrait avoir son propre compte GL de caisse pour éviter la confusion.
- Chaque caissier devrait avoir accès à son compte seulement
- En cas d'une erreur, il doit y avoir une procédure pour qu'un tiers surtout le comptable puisse vérifier et corriger ça. Les caissiers ne devraient pas corriger leurs opérations eux - mêmes.
- Imprimez les reçus de toutes les transactions et configurez LPF d'imprimer ces reçus automatiquement. À la fin de la journée, vérifiez que tous les numéros de reçu sont là et si vous avez activé le Journal de reçus, Imprimez de nouveau les reçus qui manquent.
Le Logiciel Nº 1 pour la Microfinance